事例紹介

　同ホテルの担当者によると、従前の予約管理業務は極めてアナログな方式だったという。予約は電話またはFAXで受け付け、従業員が手書きで情報を記録していた。OTA（旅行代理店）を通じて予約が入った際は、FAXかメールでその通知を確認し、オーバーブッキングを防ぐために別のOTA用の空室を減らすなどの段取りを全て手作業で行っていた。また、チェックイン時にも、92室ある客室の一覧表に宿泊客の名前を鉛筆で書いたり消したりして管理していたため、ミスも少なくなかったという。宿泊料金はその日の空室率などを基に決めていたが、従業員の勘に頼る部分が大きかったという。
　2020年以降のコロナ禍では２、３カ月間の休業を余儀なくされ、その後も１カ月当たり10万円程度の売り上げの月が続いた。アナログ方式による弊害への対応も求められる中、経営陣はデジタル化を進めて各種業務を効率化することがホテル存続の最善の道と考え、2022年6月に知己の司法書士の勧めで「観光事業者のデジタル化促進事業補助金」を申請した。

　まず、2022年冬頃に全客室の鍵をディンプルキーから管理や持ち運びが容易なカードキーに取り換えた。それまで、宿泊客がエントランスを出入りする際にはフロントでの鍵の預けや受け取りが必要で、フロントスタッフが都度対応していた。カードキー導入後は、フロントスタッフが常駐していない夜間であってもエントランスに設置したカードキーリーダーで気兼ねなく出入りできるようになり、スタッフと宿泊客双方の負担が軽減されただけでなく、防犯や安全の面でも質的向上に繋がった。
　その後、2023年5月には、フロントに自動チェックイン機２台を導入。機器と連動するホテル管理システム（PMS）を通してチェックイン・アウトや客室清掃などの状況が可視化され、手書きでの情報更新が不要になり業務効率が改善した。また、自動チェックイン機と同じタイミングで、複数の宿泊予約サイトを一元的に管理し、予約受付や空室の在庫調整、料金設定などを自動で行うオンラインシステムも取り入れた。
　これらの機器やシステムの導入により、従来は2人必要だったフロントスタッフが1人でも業務可能になった。基本的にフロントには立たないホテル幹部でも、リモートで客室の稼働状況や料金を把握、管理できるようになり、業務の利便性が大きく向上した。
　ホテルのデジタル化を進める一方で、それまでのアナログ方式とは180度異なる大きな転換となったため、従業員の間には戸惑いも起こり、機器やシステムの操作に慣れるまでは相応の時間を要した。特に、チェックイン機の設定作業をはじめ、個別の細かい作業を習得するのに苦労したという。ホテルは１週間の研修期間を設け、代表者２人がまず研修を受けてから残りの従業員に教え、全員が操作方法を覚えられるようにした。また、高年齢層のビジネスマンなど、機器に不慣れな宿泊客へのサポートができるようなトレーニングも行った。

総事業費　約2,798 万円　　そのうち補助金　約1,687万円

申請：2022年6月
交付決定：2022年8月
自動チェックイン機、予約管理システムなど導入：2023年５月
実績報告提出：2023年６月上旬
額確定：2022年11月上旬
補助金受取：2023年11月下旬

　様々な設備を導入したことで、手作業による時間のロスや予約管理と精算時のミスといった弊害が無くなり、業務効率が大幅に改善した。宿泊料金も、オンラインシステムによってその時々の需要と供給に見合う価格が自動的に設定されるようになり、収益アップに繋がった。現在米国在住の同ホテル幹部の一人も、時差や場所に関係なく予約状況のチェックや空室管理ができるようになったため、利便性の向上を実感したという。また、チェックイン時の待ち時間は２台の自動チェックイン機の設置によって短縮し、宿泊客のストレスを軽減させることもできた。
　折しもインバウンドの復活や新型コロナの５類移行と重なったこともあってか、2023年5月頃からは宿泊客が爆発的に増え、同年10月には同ホテル開業以来最高となる売り上げを達成した。
　担当者は「コロナ禍でホテルは経営の危機にあったが、補助金の活用で前向きにデジタル化を進められ、業務の効率化や増収に繋がった」と振り返る。
　デジタル化の推進で安定的な経営への道を開いた神田ステーションホテル。担当者によると次の目標は、外国人観光客の取り込みだという。以前は年間で1人程度だった外国人宿泊客は、2023年12月現在では宿泊客全体の２、３割を占める。「ホテルは東京駅や秋葉原、神田明神、日本橋などの有名スポットに近い。周辺には飲食店も豊富にある。東京観光の拠点にしてもらえれば」と更なる需要の取り込みを目指している。